Czy przy zakładaniu spółki w Niemczech UG Polak potrzebuje meldunku?
Coraz więcej przedsiębiorców z Polski myśli o wejściu na rynek niemiecki. Szukają formy, która pozwoli zacząć szybko i bez nadmiernych kosztów. Spółka UG bywa tu dobrym wyborem, bo łączy ograniczoną odpowiedzialność z niskim progiem startu.
W tym poradniku wyjaśniam, jak krok po kroku wygląda zakładanie spółki w Niemczech w formie UG, działając z Polski. Dowiesz się, jakie dokumenty przygotować, jak przebiega wizyta u notariusza, co z wirtualnym biurem i jakie formalności podatkowe trzeba wykonać.
Dlaczego warto wybrać spółkę UG zamiast innych form?
UG pozwala rozpocząć działalność z niskim kapitałem i ograniczyć odpowiedzialność wspólników.
To prosta spółka kapitałowa, często nazywana mini-GmbH. Minimalny kapitał jest niski, co ułatwia start na nowym rynku. UG musi jednak odkładać część zysku na kapitał zapasowy do momentu osiągnięcia kapitału jak w GmbH. Dzięki temu możesz zacząć mniejszym kosztem, a później rozważyć przekształcenie w GmbH. Forma dobrze sprawdza się przy testowaniu rynku i budowaniu obecności w Niemczech.
Jakie formalności trzeba załatwić przed rejestracją UG z Polski?
Trzeba ustalić nazwę, zakres działalności i skład organów, a także przygotować identyfikację wspólników i adres w Niemczech.
Przed notariuszem warto mieć gotowy plan spółki. Nazwa powinna być odróżniająca i zgodna z prawem. Opis działalności musi być konkretny i pasować do PKD niemieckiego. Z góry ustal zarząd i podział udziałów. Zadbaj o niemiecki adres siedziby do rejestracji i korespondencji. Sprawdź możliwości rejestracji zdalnej albo zaplanuj wizytę u notariusza w Niemczech. Zbierz dokumenty wspólników i beneficjentów rzeczywistych zgodnie z wymogami przeciwdziałania praniu pieniędzy.
weryfikacja nazwy i przedmiotu działalności
wybór zarządu i struktury udziałowej
adres siedziby w Niemczech
decyzja o rejestracji stacjonarnej lub zdalnej
komplet dokumentów tożsamości i danych UBO
wybór księgowości i banku
Jakie dokumenty i kapitał są potrzebne do uruchomienia UG?
Potrzebne są dokumenty tożsamości wspólników i zarządu, dane spółki oraz oświadczenia wymagane przez prawo, a także kapitał zakładowy od 1 euro.
W praktyce minimalny kapitał często bywa niewystarczający do płynnego startu. Warto zaplanować wyższą kwotę, która pokryje pierwsze koszty i zapewni płynność. Notariusz przygotuje umowę spółki lub wzorzec. Zarząd składa oświadczenia o braku przeszkód do pełnienia funkcji. Przy wspólniku będącym spółką potrzebne są odpisy rejestrowe z klauzulą apostille i tłumaczeniem na język niemiecki. Kapitał wpłaca się na rachunek spółki w organizacji, a zarząd potwierdza jego wniesienie przed wpisem do rejestru.
dowód osobisty lub paszport wspólników i członków zarządu
proponowana nazwa, siedziba i zakres działalności
umowa spółki lub wzorzec, lista wspólników
oświadczenia zarządu wymagane przez prawo
dane beneficjentów rzeczywistych do zgłoszenia
dla wspólnika-spółki: aktualny odpis z rejestru z apostille i tłumaczeniem
kapitał zakładowy wniesiony w gotówce na rachunek spółki w organizacji
Jak przebiega spotkanie u notariusza i wpis do rejestru?
Notariusz sporządza akt założycielski i wysyła wniosek do Handelsregister, po czym sąd dokonuje wpisu.
Na spotkaniu notariusz odczytuje umowę spółki i sporządza listę wspólników. Zarząd składa wymagane oświadczenia. Po podpisaniu dokumentów notariusz składa elektroniczny wniosek o wpis do rejestru handlowego. W wielu przypadkach możliwa jest rejestracja zdalna przy wykorzystaniu kwalifikowanych narzędzi identyfikacji. Po wpisie spółka otrzymuje numer rejestrowy i może w pełni działać. Bank finalizuje rachunek, a spółka kontynuuje zgłoszenia administracyjne.
Czy siedziba spółki może być wirtualna i co to zmienia?
Tak, siedziba może być wirtualna, o ile zapewnia rzeczywistą obsługę korespondencji i spełnia wymogi urzędów.
Adres wirtualny jest popularnym rozwiązaniem na start. Umożliwia rejestrację i bieżący odbiór poczty. Dla części branż oraz procedur podatkowych może być wymagany realny element obecności, na przykład możliwość okazania dokumentów podczas kontroli. Dla działalności regulowanych lub wymagających zaplecza technicznego wirtualny adres może nie wystarczyć. Kluczowa jest dostępność pod adresem i rzetelna obsługa korespondencji.
do rejestru i urzędów potrzebny jest niemiecki adres
wirtualne biuro działa, jeśli zapewnia realny odbiór poczty
część licencji lub VAT może wymagać większej substancji
w razie kontroli urząd musi móc doręczyć pisma
Jakie zgłoszenia podatkowe i administracyjne trzeba wykonać?
Po wpisie do rejestru trzeba zgłosić spółkę do urzędu skarbowego, zarejestrować działalność i dopełnić rejestrów branżowych.
Kluczowym krokiem jest złożenie formularza podatkowego do właściwego Finanzamt. Na tej podstawie spółka otrzymuje numer podatkowy, a następnie może uzyskać numer VAT-UE. Dla większości działalności trzeba zarejestrować firmę w urzędzie gospodarczym. Członkostwo w izbie przemysłowo-handlowej lub rzemieślniczej jest zwykle obowiązkowe. Jeżeli spółka zatrudnia pracowników, potrzebny jest numer płatnika składek i zgłoszenie do ubezpieczenia wypadkowego. Trzeba także zgłosić beneficjentów rzeczywistych do rejestru przejrzystości. Dodatkowo w e-commerce mogą być wymagane rejestracje w systemach opakowaniowych lub EORI przy imporcie i eksporcie.
formularz do Finanzamt i uzyskanie numeru podatkowego
rejestracja do VAT i numer VAT-UE, jeśli dotyczy
Gewerbeanmeldung w urzędzie gospodarczym
członkostwo w IHK lub HWK
Transparenzregister, zgłoszenie beneficjentów
numer płatnika składek i ubezpieczenie wypadkowe przy zatrudnieniu
Ile trwa rejestracja UG i czego oczekiwać czasowo?
Najczęściej cały proces zajmuje kilka tygodni, a czas zależy od obciążenia sądu i urzędu skarbowego.
Przygotowanie dokumentów i notariusz to zwykle krótki etap. Wpis do rejestru handlowego trwa od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od landu i kompletności wniosku. Uzyskanie numeru podatkowego i VAT-UE bywa bardziej czasochłonne. Wpływ mają kontrola KYC, wybór adresu oraz branża. Na łączny czas składają się też decyzje banku o rachunku. Dobrze przygotowany komplet dokumentów i jasny opis działalności przyspieszają procedury.
notariusz i złożenie wniosku do rejestru
wpis do Handelsregister
numer podatkowy i ewentualnie VAT-UE
otwarcie rachunku i aktywacja rozliczeń
Gotowy na założenie UG z Polski – od czego zacząć?
Najpierw zaplanuj model działania, adres i strukturę udziałów, a następnie przygotuj dokumenty do notariusza i zgłoszeń podatkowych.
Dobre przygotowanie to mniej pytań urzędów i szybszy start. Ustal nazwę i zakres działalności, wybierz zarząd oraz księgowość. Zweryfikuj możliwość rejestracji zdalnej lub zaplanuj wyjazd do notariusza. Zadbaj o adres w Niemczech i procedury odbioru poczty. Przygotuj dane beneficjentów rzeczywistych i z góry przemyśl, jak zapewnisz substancję biznesową. Ustal harmonogram zgłoszeń i trzymaj porządek w dokumentach. To pozwoli skupić się na sprzedaży i relacjach z klientami już od pierwszego dnia.
Chcesz bezpiecznie przejść proces rejestracji UG z Polski i szybciej zacząć sprzedaż w Niemczech? Umów konsultację i zacznij działać.
Załóż UG z Polski już przy kapitale od 1 euro i dowiedz się, jak przygotować dokumenty, zabezpieczyć niemiecki adres i sfinalizować rejestrację w ciągu kilku tygodni: https://spolkawniemczech.pl/.
